Biuro pominęło w rozliczeniach około 190 faktur za samochody i zaniżyło klientowi VAT o około 4 mln zł. Urząd skarbowy upomniał się o podatek, a do tego o mniej więcej 200 tys. zł odsetek. Sam podatek nie był szkodą, bo klient i tak musiał go zapłacić. Odsetki już tak. Biuro miało polisę z sumą 100 tys. zł i ubezpieczyciel wypłacił odszkodowanie do tej kwoty, czyli pokrył tylko część roszczenia. Przypadek opisała w 2024 roku „Gazeta Ubezpieczeniowa” w materiale jednej z marek sprzedających polisy dla księgowych.
Przy błędzie na 4 mln zł suma 100 tys. zł wydaje się mała. A i tak była ponad dwa razy większa od tego, czego wymaga prawo.
Obowiązek, który obejmuje mniej, niż się wydaje
Kto usługowo prowadzi księgi rachunkowe, musi mieć OC (art. 76h ustawy o rachunkowości). Minimalną sumę określa rozporządzenie Ministra Finansów z 6 listopada 2014 roku: równowartość 10 tys. euro na jedno zdarzenie. Dla umów zawieranych w 2026 roku, po pierwszym kursie NBP z tego roku, to około 42 tys. zł. Prowadzenie takiej działalności bez polisy jest przestępstwem zagrożonym grzywną albo karą ograniczenia wolności (art. 79 pkt 7 ustawy).
Kluczowe jest jednak to, za co ta polisa odpowiada. Ustawa definiuje usługowe prowadzenie ksiąg przez czynności z art. 4 ust. 3 pkt 2–6: prowadzenie ksiąg rachunkowych, inwentaryzację, wycenę aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego, sporządzanie sprawozdań finansowych oraz gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych i dokumentacji. Nie ma tam podatkowej księgi przychodów i rozchodów, ewidencji ryczałtu, deklaracji VAT i PIT, kadr i płac ani rozliczeń z ZUS.
Ubezpieczyciele piszą o tym wprost: obowiązkowe OC dotyczy wyłącznie prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych. Portal Infor zwracał uwagę w lutym 2026 roku, że najwięcej błędów i szkód dotyczy właśnie rozliczeń podatkowych i kadr. Z brzmienia ustawy wynika też, że biuro, które prowadzi wyłącznie KPiR i ryczałt, w ogóle nie podlega obowiązkowi ubezpieczenia. Tak uważa część komentatorów. Stanowiska Ministerstwa Finansów w tej sprawie nie znalazłem.
Innymi słowy: jeśli biuro prowadzi głównie małe firmy na KPiR, obowiązkowa polisa może nie obejmować niemal niczego z tego, co biuro robi na co dzień.
Rok, w którym wszystko przyspieszyło
Biur rachunkowych nikt dokładnie nie liczy. Od deregulacji w 2014 roku nie ma państwowej ewidencji uprawnień, a szacunki branżowe mówią o kilkudziesięciu tysiącach biur. Wiadomo za to, jak pracuje się w nich w 2026 roku.
W Barometrze nastrojów księgowych 2026, raporcie przygotowanym przy merytorycznym wsparciu m.in. Stowarzyszenia Księgowych w Polsce na grupie 578 osób, 65,9 proc. badanych zanotowało drastyczny wzrost pracochłonności. Najwięcej pracy w najbliższych miesiącach mają według nich wygenerować nowe struktury JPK (82,4 proc. wskazań) i KSeF (80,9 proc.). 17 proc. biur i działów finansowych miało w ostatnim roku incydent bezpieczeństwa IT, w większości socjotechniczny. Przywołane w raporcie badanie Grant Thornton pokazało, że 74 proc. firm zgłosiło błędy operacyjne w pierwszych tygodniach KSeF.
Krajowy System e-Faktur stał się obowiązkowy 1 lutego 2026 roku dla największych firm, 1 kwietnia dla pozostałych, a 1 stycznia 2027 roku obejmie najmniejszych. Kary za błędy w KSeF zaczną obowiązywać od 2027 roku. Do tego dochodzi JPK_CIT, rozszerzany w kolejnych latach na następne grupy podatników.
Więcej obowiązków, mniej ludzi, krótsze terminy. Błąd przestał być pytaniem „czy”, a stał się pytaniem „kiedy”.
Doradztwo podatkowe: nowa granica od 2026 roku
Jest jeszcze jedna zmiana, o której mało się mówi. Od 1 marca 2026 roku obowiązuje nowelizacja ustawy o doradztwie podatkowym. Do katalogu czynności doradztwa podatkowego dopisano wykonywanie w imieniu podatnika obowiązków informacyjnych, sprawozdawczych i raportowania wynikających z prawa podatkowego. Samo wykonywanie tych obowiązków, np. wysyłanie plików JPK, nie jest zastrzeżone. Zastrzeżone dla doradców podatkowych i innych uprawnionych osób jest natomiast udzielanie porad oraz reprezentowanie podatnika przed organami i sądami administracyjnymi także w tych sprawach. Biura mogą jeszcze reprezentować klientów w sprawach obowiązków raportowych w okresie przejściowym, do 28 lutego 2027 roku. Za zawodowe wykonywanie bez uprawnień czynności zastrzeżonych grozi grzywna do 100 tys. zł.
Dla OC ma to bardzo praktyczne znaczenie. Polisa biura może nie objąć czynności, do których biuro nie ma uprawnień, i obejmuje to, co opisano w umowie. Dobrze pokazuje to sprawa rozstrzygnięta przez Sąd Okręgowy w Szczecinie 21 października 2016 roku (II Ca 461/16). Biuro nie powiedziało klientowi, że do jednorazowej amortyzacji dwóch aut jako ciężarowych potrzebne jest zaświadczenie z badania technicznego. Klient zażądał od ubezpieczyciela biura 21 889 zł podatku. Ubezpieczyciel zapłacił odpowiednik odsetek, 7955 zł, a sąd oddalił żądanie zwrotu podatku z braku związku przyczynowego. Dodał przy tym, że doradzanie klientowi zakupów optymalnych podatkowo byłoby doradztwem podatkowym, wykraczającym poza umowę o prowadzenie ksiąg i poza polisę.
Inna sprawa trafiła do Sądu Apelacyjnego w Szczecinie (I ACa 275/17). Biuro na podstawie osobnej, ustnej umowy wzięło na siebie złożenie wniosku do ARiMR i nie zrobiło tego na czas. Sąd zasądził od biura połowę utraconej pomocy, ponad 99 tys. zł, bo uznał, że klient przyczynił się do szkody brakiem nadzoru. Z ustaleń sądu wynika, że szkoda nie była objęta polisą biura.
Co jest szkodą, a co nie
Klient zawsze odpowiada przed urzędem sam. Kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za rachunkowość także wtedy, gdy powierzył ją biuru (art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości), a przy KPiR podatnik odpowiada za swoje zobowiązania z mocy prawa podatkowego. Urząd skarbowy i ZUS rozliczają się z podatnikiem i płatnikiem, a ten dopiero potem może dochodzić odszkodowania od biura na zasadach ogólnych (art. 471 Kodeksu cywilnego).
W praktyce szkodą są przede wszystkim:
- odsetki za zwłokę od zaległego podatku lub składek,
- utracone ulgi, zwolnienia i dopłaty, np. spóźniona rejestracja do VAT albo przegapiony termin wniosku,
- koszty, które klient poniósł przez błąd, np. korekt czy doradcy.
Sam podatek, który i tak był należny, szkodą nie jest. Kary i grzywny z kodeksu karnego skarbowego mają charakter osobisty, a ogólne warunki dobrowolnych polis zwykle wyłączają kary i grzywny. Wyjątkiem bywają kary administracyjne: jeden z programów na 2026 rok zwraca bez dodatkowej składki kary nałożone na ubezpieczonego decyzją Szefa KAS, do 100 tys. zł.
Trzeba też pamiętać o czasie. Zobowiązanie podatkowe przedawnia się co do zasady po pięciu latach, licząc od końca roku, w którym minął termin płatności podatku, a bieg tego terminu może zostać zawieszony. Błąd w rozliczeniu za grudzień 2022 roku może więc wyjść nawet w 2028 roku.
Polisa obowiązkowa i „wszystko inne”
Rozporządzenie o obowiązkowym OC biur ma tę samą konstrukcję, co ubezpieczenia obowiązkowe innych zawodów. Obejmuje szkody wyrządzone działaniem lub zaniechaniem w okresie ubezpieczenia, czyli liczy się moment błędu. Wyłączenia są zamknięte w krótkim katalogu: szkody w mieniu osób bliskich, szkody wyrządzone przez ubezpieczonego, który przestał spełniać ustawowe warunki prowadzenia biura (np. po skazaniu), kary umowne oraz wojna i terroryzm. Ubezpieczyciel nie może umownie ograniczyć odszkodowań.
Wszystko, czego obowiązkowa polisa nie obejmuje, czyli księgi podatkowe, deklaracje, kadry, ZUS, JPK, KSeF czy wyższa suma, biura kupują jako dobrowolne rozszerzenia na ogólnych warunkach towarzystwa. A tam reguły bywają inne:
Moment zgłoszenia zamiast momentu błędu. Część dobrowolnych polis działa na zasadzie claims made: liczy się to, kiedy klient zgłosi roszczenie w okresie ubezpieczenia, i tylko za zdarzenia po tzw. dacie retroaktywnej. Tak jest np. w dobrowolnych sekcjach jednej z polis dla księgowych, w której część obowiązkowa działa według momentu błędu. Kto zmienia ubezpieczyciela, musi pilnować, by nowa polisa sięgała wstecz. Kto zamyka biuro albo przechodzi na emeryturę, musi pomyśleć o ochronie na roszczenia, które przyjdą po zakończeniu umowy. Inne towarzystwa stosują w dobrowolnym OC tę samą zasadę co w obowiązkowym, czyli liczy się moment błędu. Różnicę trzeba sprawdzić w dokumentach, bo nazwa produktu jej nie zdradzi.
Własne wyłączenia i podlimity. W publicznie dostępnych warunkach dobrowolnego OC biur można znaleźć m.in. wyłączenie szkód wyrządzonych umyślnie, kar i grzywien nałożonych na ubezpieczonego, szkód wynikających z dokonywania płatności w imieniu klienta czy, w klauzuli dotyczącej KSeF, szkód wynikających z awarii systemów teleinformatycznych. Utrata dokumentów bywa objęta dopiero po dokupieniu osobnej klauzuli.
Nadwyżka tylko po wyczerpaniu minimum. Wyższa suma działa zwykle jako nadwyżka ponad polisę obowiązkową i często wymaga, by obowiązkowa była w tym samym towarzystwie.
Przepisy określają tylko minimalną sumę, więc nic nie stoi na przeszkodzie, by wyższa suma znalazła się w samej polisie obowiązkowej, na warunkach z rozporządzenia. W publicznych materiałach dla biur takich ofert trudno jednak szukać. Przy odnowieniu warto o to zapytać, choćby po to, żeby wiedzieć, która część sumy stoi na rozporządzeniu, a która na regulaminie towarzystwa.
To nie jest teoria. Dobrze widać to na przykładzie z naszej agencji. Biuro prowadziło klientowi księgi i kadry. Błąd w naliczeniu składek ZUS za kilkunastu pracowników wyszedł przy kontroli po dwóch latach. Obowiązkowe OC biura obejmowało księgi rachunkowe, ale nie kadry i płace, a rozszerzenia na kadry biuro nie miało.
Ile to kosztuje
Jedna z marek sprzedających polisy dla księgowych podaje na podstawie swoich umów, że w pierwszym półroczu 2025 roku średnia składka za samą polisę obowiązkową wynosiła 557 zł, a najczęściej wybierane sumy to 50–100 tys. zł. Pośrednicy podają orientacyjnie 800–1500 zł rocznie za sumę 100–200 tys. zł i 3–8 tys. zł za sumę od 1 mln zł, zależnie od zakresu i obrotów biura.
To niewiele w porównaniu z jedną sprawą z odsetkami od zaniżonego VAT. Ale to też nie jest kwota, którą wydaje się bez czytania warunków.
Pięć pytań przy najbliższym odnowieniu
- Co dokładnie robię dla klientów? Pełne księgi, KPiR, ryczałt, kadry, ZUS, JPK, KSeF? Każdy z tych obszarów musi być wprost w polisie.
- Jaka suma odpowiada moim największym klientom? Policz odsetki od jednego dużego błędu w VAT, a nie średnią z małych firm.
- Czy polisa liczy moment błędu, czy moment zgłoszenia roszczenia? Przy zmianie ubezpieczyciela sprawdź datę retroaktywną.
- Co się stanie, gdy zamknę biuro? Roszczenia mogą przyjść kilka lat później.
- Czy doradzam klientom albo reprezentuję ich przed urzędem? Od 2026 roku granica z doradztwem podatkowym jest ostrzejsza, a polisa biura może nie objąć czynności, do których biuro nie ma uprawnień.
Obowiązkowe OC biura rachunkowego to polisa napisana w 2014 roku dla świata pełnych ksiąg. Biura żyją dziś w świecie KPiR, JPK, KSeF i coraz cieńszej granicy z doradztwem podatkowym. Księgowa może mieć polisę, która jest w pełni legalna i zupełnie nie pasuje do tego, co robi. Warto to sprawdzić, zanim zrobi to urząd skarbowy.